So bekommen Sie ein Dienstrad vom Chef

Im Finanztip wurde das Dienstrad wunderbar erklärt. Hier noch mal das Wichtigste in kürze für das BICICLI-Dienstrad-Programm mit allen steuerlichen Fragen

Das Wichtigste in Kürze

• Dienstfahrräder werden steuerlich weitgehend wie Dienstautos behandelt.
• Der Arbeitgeber besorgt das (Elektro-)Rad und überlässt es seinem Arbeitnehmer, der es auch privat nutzen darf. Dies sollte in einem Überlassungsvertrag oder einem Zusatz zum Arbeitsvertrag geregelt werden.
• Die Anschaffung sowie die laufenden Kosten kann der Arbeitgeber als Betriebsausgaben absetzen.
• Der Arbeitgeber kann Aufwand sparen, wenn er die Dienstfahrräder least.
• Eine Kaufoption für den Arbeitnehmer sollte der Leasingvertrag nicht enthalten, weil es sonst sein kann, dass das Finanzamt den Mitarbeiter als wirtschaftlichen Leasingnehmer betrachtet. Dann droht eine Nachzahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

So gehen Sie vor

• Als Arbeitnehmer müssen Sie grundsätzlich monatlich 0,5% Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerten Vorteil versteuern, wenn Sie das Dienstfahrrad auch privat nutzen.
• Für das Pendeln per Rad zur Arbeit dürfen Sie für jeden Arbeitstag 30 Cent pro Entfernungskilometer als Pendlerpauschale in Ihrer Steuererklärung geltend machen.
• Selbst wenn Sie teilweise oder komplett die Leasingrate für ein hochwertiges Dienstrad per Gehaltsumwandlung zahlen, kann sich dies rechnen. Denn damit senken Sie Ihr steuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt.

Private Nutzung grundsätzlich pauschal versteuern

Seit 2012 ist das Dienstfahrrad dem Dienstwagen steuerlich gleichgestellt („Dienstwagenprivileg“). Als Arbeitnehmer dürfen Sie also mit dem Elektrorad zur Arbeit fahren und nach Feierabend an den Badesee. Für die private Nutzung müssen Sie wie beim Dienstauto 0,5% Prozent des Listenpreises als geldwerten Vorteil versteuern. Als Listenpreis gilt die auf volle 100 Euro abgerundete unverbindliche Bruttopreis-Empfehlung des Händlers oder Herstellers zum Zeitpunkt, wenn das Rad zum ersten Mal genutzt wird.

Steuerlich gibt es gegenüber dem Firmenauto sogar einen Vorteil: Anders als beim Dienstwagen müssen Sie bei der Gehaltsabrechnung den Anfahrtsweg zur Arbeit nicht versteuern.

Entfernungspauschale absetzen

Für das tägliche Pendeln von der Wohnung zur Arbeit mit dem Dienstfahrrad dürfen Sie für jeden Entfernungskilometer 30 Cent als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen. Bei einer Distanz von fünf Kilometern und 220 Arbeitstagen kommen im Jahr 330 Euro als Entfernungspauschale zusammen. Diese gilt auch, wenn Sie mit Ihrem privaten Rad zur Arbeit fahren.

Stellt der Arbeitgeber Ihnen beispielsweise ein Pedelec (Elektro-Rad bis 25 Stundenkilometer) mit einem Neupreis von 2.500 Euro zur Verfügung, bekommen Sie monatlich 25 Euro (1 Prozent von 2.500 Euro) als geldwerten Vorteil auf Ihr Gehalt aufgeschlagen. Sie müssen diesen Betrag versteuern und dafür auch Sozialversicherung bezahlen. Im Gegenzug dürfen Sie und in aller Regel ebenso Ihre Familienmitglieder das Rad auch privat nutzen.

Theoretisch könnten Sie anstelle der pauschalen 1-Prozent-Regelung ein Fahrtenbuch führen, in dem Sie dann alle Fahrten mit dem Dienstrad aufzeichnen müssten. Dies scheint jedoch nicht praktikabel zu sein. Der große Aufwand würde sich zudem nur dann rechnen, wenn Sie das Dienstrad nur in geringem Umfang privat nutzen würden. Dabei zählen die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz als privat.

Es ist möglich, dass Sie zwei Diensträder oder gleichzeitig ein Dienstrad und einen Firmenwagen nutzen. Außerdem: Lohnsteuerfrei ist das Aufladen Ihres E-Bikes im Betrieb.

Steuerfrei nutzbar von 2019 bis 2021

Zum Jahresbeginn 2019 hat der Gesetzgeber Steuervergünstigungen für betrieblich genutzte (Elektro-)Fahrräder eingeführt. Erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin vereinbarten Gehalt ein Dienstrad, das Sie auch privat nutzen dürfen, bleibt der geldwerte Vorteil steuer- und beitragsfrei – und zwar im Zeitraum vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2021.

Von der Regelung können neben Arbeitnehmern auch Selbstständige mit Betriebsrad profitieren. Sie müssen für die private Nutzung keine Privatentnahme versteuern. Dies spart Einkommen- und Umsatzsteuer.

Trotz Steuerfreiheit können Sie die Entfernungspauschale ungekürzt in der Steuererklärung angeben.

Halber Listenpreis bei Gehaltsumwandlung

In der Praxis ist folgender Fall der häufigste: Der Arbeitgeber least Diensträder. Die Mitarbeiter, die ein Rad möchten und auch privat nutzen wollen, müssen sich finanziell daran beteiligen. Dies erfolgt per Gehaltsumwandlung.

Stellt der Arbeitgeber das Rad erstmals im Zeitraum vom 1. Januar 2019 bis Ende 2021 zur Verfügung, greift auch bei einer Entgeltumwandlung eine Steuervergünstigung. Denn dann müssen Sie als Arbeitnehmer nur den halben Bruttolistenpreis als geldwerten Vorteil versteuern. Die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge wird halbiert; dementsprechend niedriger fallen Ihre Abgaben aus. Dies gestattet ein Erlass der obersten Finanzbehörden der Länder vom 13. März 2019.

Weitere Infos im Finanztip.